Het nieuwe ZAP-loopbaanmodel aan de UGent in vraag en antwoord

In dit artikel geven we meer toelichting over volgende zaken:

Wie kan bevorderen in het nieuwe loopbaanmodel?

Alle ZAP-leden krijgen de mogelijkheid om te bevorderen in dit nieuwe loopbaanmodel:

  • Zowel voor tijdelijk aangestelde als voor vast benoemde ZAP-leden. In tegenstelling tot voorheen speelt de duur van de tijdelijke aanstelling geen enkele rol. Ook ZAP-leden met een tijdelijke aanstelling van minder dan 5 jaar krijgen in dit nieuwe loopbaanmodel de mogelijkheid om te bevorderen. In voorkomend geval blijft een bevorderingscyclus gewoon verder lopen na de verlenging van de aanstelling.
  • Zowel voltijdse als deeltijdse ZAP-leden.
    Update: In het oorspronkelijke voorstel werd het hebben van een onderzoeksopdracht niet meer als vereiste opgenomen, waardoor ook ZAP-leden met enkel een 5% onderwijsopdracht de mogelijkheid zouden krijgen om te bevorderen. Op de raad van bestuur werd echter een amendement van de ZAP-geleding goedgekeurd waarbij het hebben van een onderzoeksluik in de opdracht toch opnieuw werd opgenomen als vereiste. Dit onderzoeksluik kan deel uitmaken van de opdracht aan UGent of van de opdracht aan een van de door UGent daartoe erkende onderzoeksintsllingen (dd 07/12/2018 zijn dit het Universitair Ziekenhuis Gent, de Vlerick Leuven Gent Management School, het VIB, IMEC (voorheen ook iMinds en IBBT), een Joint Research Centre (Europese Unie), het Prins Leopold Instituut voor Tropische Geneeskunde, Flanders Make, en het VITO).
  • Docenten tenure track vallen voortaan onder ditzelfde loopbaanmodel als de andere ZAP-leden buiten tenure track. Ook voor hen verdwijnt dus het systeem van gepersonaliseerde doelstellingen. Een positieve evaluatie in dit nieuwe model heeft voor hen tot gevolg dat zij worden benoemd in de graad van hoofddocent.

Merk op: dit nieuwe loopbaanmodel is strikt genomen nog niet van toepassing voor de docenten, hoofddocenten en hoogleraren in het Integratiekader. Tijdens de besprekingen heeft het bestuur echter aangegeven dat het wel degelijk de bedoeling is om een soortgelijke aanpassing van het loopbaanmodel uit te voeren voor deze collega’s. Hiervoor dienen de aanpassingen aan het reglement voor het Integratiekader echter nog te worden uitgeschreven en onderhandeld.

(naar inhoudstafel)

Wanneer kan men in het nieuwe loopbaanmodel bevorderen naar een volgende ZAP-graad?

Dezelfde minimumtermijnen werden behouden die ook reeds van toepassing waren in het loopbaanmodel met gepersonaliseerde doelstellingen:

  • Docenten (buiten tenure track) bevorderen mits gunstige evaluatie na 1 bevorderingscyclus van 5 jaar naar hoofddocent.
  • Docenten tenure track worden mits gunstige evaluatie na 1 bevorderingscyclus van 5 jaar vast benoemd als hoofddocent.
  • Hoofddocenten bevorderen mits gunstige evaluaties na 2 bevorderingscycli van 5 jaar, dus na 10 jaar, naar hoogleraar.
  • Hoogleraren bevorderen mits (twee) gunstige evaluaties na 8 jaar naar gewoon hoogleraar.

De bevordering zal telkens ingaan op 1 september of 1 februari, afhankelijk van het moment van aanwerving.

Merk op: reglementair is de mogelijkheid voorzien dat een docent (buiten tenure track) kan weigeren om te bevorderen naar hoofddocent. In dat geval blijft deze docent in zijn of haar huidige salarisschaal. Ook een hoofddocent kan weigeren om te bevorderen naar hoogleraar. In dat geval bevordert deze naar de tweede salarisschaal van hoofddocent. Docenten tenure track hebben niet de mogelijkheid om hun decretaal voorziene benoeming als hoofddocent te weigeren.
Let op: wij zien niet meteen aannemelijke redenen waarom een ZAP-lid de bevordering zou willen weigeren, maar mocht u dit toch overwegen hou er dan zeker rekening mee dat dit betekent dat u dan ten vroegste na 5 jaar opnieuw de mogelijkheid heeft om te bevorderen!

(naar inhoudstafel)

Wat is de rol van de reguliere evaluaties in het nieuwe loopbaanmodel?

Het uitgangspunt van het nieuwe loopbaanmodel is dat wie goed functioneert en presteert, ook bevordert. Dit nieuwe model steunt dan ook heel sterk op de reguliere evaluatie van het presteren en functioneren van het ZAP-lid. Tegelijk met het invoeren van de nieuwe wijze van bevorderen wordt de wijze en timing van de reguliere evaluaties dan ook grondig aangepast.

Het aantal evaluaties wordt beperkt tot het decretale minimum. Daar waar ZAP-leden tot nu toe om de twee jaar of om de vier jaar werden geëvalueerd zal dit voortaan slechts om de vijf jaar gebeuren. Dit zal samenvallen met het mogelijke bevorderingsmoment c.q. de mogelijkheid om een bevorderingscyclus te verwerven. Daarnaast zal elk nieuw aangeworven ZAP-lid zoals decretaal vereist ook worden geëvalueerd 3 jaar na aanwerving.

Concreet betekent dit dus het volgende voor een ZAP-lid dat steeds positieve evaluaties krijgt:

  • D/D-TT: evaluatie in jaar 3 en in jaar 5
  • HD: evaluatie in jaar 5 en in jaar 10 (+ in jaar 15, …) (indien HD als startgraad: ook in jaar 3)
  • HL: evaluatie in jaar 3 en in jaar 8
  • GHL: evaluatie in jaar 5, in jaar 10, in jaar 15, … (indien GHL als startgraad: ook in jaar 3)

Merk op dat er de komende jaren in een overgangsperiode een aantal afwijkende (kortere) evaluatieperiodes mogelijk zijn, afhankelijk van wanneer men het laatste werd geëvalueerd op het moment dat dit nieuwe loopbaan- en evaluatiemodel ingaat. Dit is om te blijven voldoen aan de decretale minimumvereisten enerzijds, en om te vermijden dat er hierdoor te korte evaluatieperiodes van minder dan 2 jaar zouden nodig zijn anderzijds.

Voor ZAP-leden die een ongunstige evaluatie krijgen volgt er een zogenaamd remediëringstraject van 2 jaar (zie verder) en schuiven alle daaropvolgende evaluatiemoment mee op volgens het schema zoals hierboven uiteengezet.

(naar inhoudstafel)

Wat is een HR-commissie en wie zit er in mijn HR-commissie?

In dit nieuwe model van evaluaties en bevorderingen is er een belangrijke rol weggelegd voor de zogenaamde ‘HR-commissie’. Deze commissie is verantwoordelijk voor de begeleiding en evaluatie van het betrokken ZAP-lid doorheen diens loopbaan aan de UGent.
Deze HR-commissie is geen vast samengestelde commissie per faculteit, zoals nu de facultaire ZAP-evaluatiecommissie, maar een individueel samengestelde commissie op maat van het betrokken ZAP-lid.
Concreet zullen in de HR-commissie van een ZAP-lid volgende personen zetelen:

  • De vakgroepvoorzitter
  • Een lid van de Commissie Kwaliteitszorg Onderwijs
  • Een UGent ZAP-lid in de graad van hoogleraar of gewoon hoogleraar en vertrouwd met het onderzoeksdomein
  • Een lid van het facultaire bestuur
  • Een HR-lid (medewerker van DPO)

De concrete samenstelling wordt beslist door de faculteitsraad op voorstel van het faculteitsbestuur. Het betrokken ZAP-lid wordt op voorhand op de hoogte gebracht van dit voorstel van samenstelling en kan zijn of haar opmerkingen hierover mee laten voorleggen aan de faculteitsraad.

In de loop van een evaluatieperiode zullen er minstens 3 contactmomenten zijn tussen de commissie en het ZAP-lid:

  • Het startgesprek waarbij de inpassingstekst wordt vastgelegd
  • Minstens één feedbackmoment (evenwel niet meer verplicht vanaf hoogleraar)
  • Het evaluatiemoment

Daarnaast staat de HR-commissie ook in voor het remediëringstraject in geval van ongunstige evaluatie.

In wat volgt gaan we dieper in op de evaluatieperiode en deze verschillende belangrijke momenten.

(naar inhoudstafel)

Hoe verloopt een evaluatieperiode?

Inpassingstekst

Een evaluatieperiode start met een inpassingstekst die wordt opgesteld door het ZAP-lid zelf aan de hand van een universitair sjabloon. In deze tekst geeft het ZAP-lid op een onderbouwde wijze aan wat zijn of haar intenties zijn op vlak van onderwijs, onderzoek, dienstverlenging en leiderschap voor de komende evaluatieperiode. Tegelijk heeft hij of zij ook aan hoe men deze intenties ingebed ziet in de context van de visies, beleidslijnen, noden en opportuniteiten van de UGent en van de eigen onderzoeksgroep, vakgroep, opleiding en faculteit. Merk op: het gaat hier absoluut niet om een opsomming van taken of cijfermatige doelstellingen.

Deze inpassingstekst wordt vervolgens besproken binnen de HR-commissie samen met het ZAP-lid en al dan niet met wijzigingen door de commissie goedgekeurd. Indien het ZAP-lid zich benadeeld voelt door de (gewijzigde) inhoud van de goedgekeurde inpassingstekst dan kan hij of zij vragen om te worden gehoord door het facultaire bestuur. Vervolgens neemt het facultair bestuur finaal de beslissing over de inhoud van de inpassingstekst. Het lid van het facultaire bestuur dat deel uitmaakt van de betrokken HR-commissie zal in dit geval niet deelnemen aan deze bespreking en beslissing. Ook wanneer de HR-commissie niet tot een consensus komt over de inhoud van de inpassingstekst wordt de uiteindelijke beslissing op dezelfde wijze genomen door het facultair bestuur.

Wanneer in de loop van de evaluatieperiode blijkt dat de context en/of opdracht in die mate is veranderd dat een wijziging van de inpassingstekst zich opdringt, dan kan dit na een (feedback-)gesprek tussen het ZAP-lid en de HR-commissie. Zowel het ZAP-lid zelf als de commissie kunnen hiertoe het initiatief nemen. De goedkeuring van de gewijzigde inpassingstekst gebeurt op dezelfde manier als hiervoor beschreven.

Feedbackmoment

Doorheen de evaluatieperiode kunnen zowel het ZAP-lid als de HR-commissie steeds een zogenaamd feedbackgesprek vragen. Tijdens dit gesprek wordt er gereflecteerd over het voorbije presteren en functioneren en wordt er waar nodig coaching en loopbaanbegeleiding geboden om dit verder te versterken. Zo kunnen er bijvoorbeeld afspraken worden gemaakt rond te volgen vormingen.

Een dergelijk feedbackgesprek vindt verplicht plaats na 24 maanden van een 3- of 5-jarige evaluatieperiode van een docent of een hoofddocent. Indien bij dit feedbackgesprek tekortkomingen worden vastgesteld in het presteren en functioneren van het ZAP-lid dan vindt er in het geval van een 5-jarige evaluatieperiode bovendien minstens nog een extra feedbackgesprek plaats 18 maanden later (= 42 maanden na de start van de evaluatieperiode).

In geval er tekortkomingen worden vastgesteld dan worden deze schriftelijk vastgelegd in een feedbackrapport waarin zo mogelijk ook specifieke aanbevelingen worden geformuleerd. Het ZAP-lid kan op onafhankelijke wijze binnen de drie weken opmerkingen of aanvullingen toevoegen aan dit feedbackrapport.

Evaluatie

Binnen een periode van vier maanden voor het einde van de evaluatieperiode wordt het presteren en functioneren van het ZAP-lid gedurende deze voorbije periode geëvalueerd door de HR-commissie. Hiertoe maakt het ZAP-lid aan de hand van een universitair sjabloon eerst een reflectieverslag op.
Het gaat hier over een op de effectieve prestaties en verwezenlijkingen gebaseerde kwalitatieve reflectie. Het is niet de bedoeling dat er een exhaustieve opsomming wordt gegeven van bvb publicaties, verworven financiering of opgenomen taken en opdrachten. Er wordt enkel verwacht dat die prestaties worden beschreven die het ZAP-lid zelf het belangrijkst acht, samen met de manier waarop hij of zij zich met deze prestaties heeft onderscheiden.
Het reflectieverslag dient alle deelopdrachten (onderzoek en/of onderwijs en/of dienstverlening) te omvatten die tot de opdracht van het ZAP-lid behoorden in de voorbije evaluatieperiode. Verder dient er ook aandacht te worden besteed aan de interpersoonlijke vaardigheden, o.a. vanuit de rol als leidinggevende.

Vervolgens vindt er een evaluatiegesprek plaats tussen de HR-commissie en het ZAP-lid.

Op basis van dit evaluatiegesprek, het inpassingsdocument, het reflectieverslag, een beoordeling van het kwalitatief opnemen van de verantwoordelijkheden op het vlak van onderwijs, en in voorkomend geval het feedbackrapport, maakt de HR-commissie een evaluatierapport op gebaseerd op een universitair sjabloon. In het bijzonder bij een ongunstige evaluatiescore dient de commissie in dit rapport te motiveren waarom het presteren en functioneren van het ZAP-lid afwijkt van de verwachtingen.

Op basis van dit evaluatierapport van de HR-commissie wordt vervolgens een evaluatiescore toegekend. Deze evaluatiescore kan zijn: “zeer goed”, “goed”, “ondermaats”, of “onvoldoende”. “Ondermaats” en “onvoldoende” worden hierbij gezien als ongunstige evaluatiescore.
De beslissing over de evaluatiescore wordt genomen door het facultair bestuur indien deze gunstig is. Is de voorgestelde evaluatiescore ongunstig, dan wordt de beslissing genomen door het universiteitsbestuur.

Indien het ZAP-lid niet akkoord gaat met de toegekende evaluatiescore dan kan hij of zij hiertegen beroep aantekenen bij de universiteitsbrede beroepsinstantie (zie verder).

Nieuwe evaluatieperiode

Na het afronden van de evaluatie wordt een nieuwe evaluatieperiode opgestart aan de hand van een nieuwe inpassingstekst.
In geval van ongunstige evaluatie van de vorige periode zal het gaan om een nieuwe evaluatieperiode van 2 jaar waarin een remediëringstraject is opgenomen (zie verder).

(naar inhoudstafel)

Wat als ik het niet eens ben met de evaluatiescore die ik heb gekregen?

Het ZAP-lid dat niet akkoord gaat met de toegekende evaluatiescore kan hiertegen binnen de 30 kalenderdagen via een met redenen omkleed bezwaarschrift aan de rector beroep aantekenen bij de universiteitsbrede beroepscommissie. In tegenstelling tot wat voorheen werd toegepast geldt deze beroepsmogelijkheid voortaan ook voor docenten tenure track.

De universiteitsbrede beroepscommissie bestaat uit:

  • de laatst in functie geweest zijnde rector (op voorwaarde dat deze geen vice-rector is);
  • de laatst in functie geweest zijnde vice-rector (op voorwaarde dat deze geen rector is);
  • een actief of op rust gesteld lid van het ZAP uit de alfa-faculteiten;
  • een actief of op rust gesteld lid van het ZAP uit de bèta-faculteiten;
  • een actief of op rust gesteld lid van het ZAP uit de gamma-faculteiten;
  • drie leden van het ZAP, actief of op rust gesteld, aangeduid door de vakorganisaties
  • een actief ZAP-lid uit de faculteit Recht en Criminologie dat zetelt als waarnemend lid.

Deze beroepscommissie wordt samengeroepen binnen de twee maanden na het indienen van het bezwaarschrift. Zowel het ZAP-lid zelf als de voorzitter van de HR-commissie worden uitgenodigd om te worden gehoord. Het ZAP-lid mag zich laten bijstaan.

De beroepscommissie neemt finaal de beslissing over de evaluatie. Dit kan inhouden dat het beroep wordt verworpen en de oorspronkelijke evaluatiescore wordt bevestigd, maar ook dat deze wordt vervangen door een andere evaluatiescore, of dat de motivering wordt gewijzigd.

Tegen de beslissing van de beroepscommissie is geen verder intern beroep mogelijk. In voorkomend geval kan het ZAP-lid zich nog richten tot de Raad van State indien deze meent dat zijn of haar rechten werden geschonden.

(naar inhoudstafel)

Wat gebeurt er als ik een ongunstige evaluatiescore heb gekregen?

Na een ongunstige evaluatie dient men na een periode van twee jaar opnieuw te worden geëvalueerd. Hiertoe wordt door de HR-commissie in overleg met het ZAP-lid een remediëringstraject opgestart. Het gaat hier om een actieplan op maat dat samenvalt met de nieuwe evaluatieperiode van 2 jaar.

Een ongunstige evaluatie heeft tot gevolg dat men op dat moment nog niet kan voldoen aan de voorwaarden om te bevorderen c.q. een bevorderingscyclus te verwerven. Daarnaast blijven ook de overige decretaal voorziene gevolgen van een ongunstige evaluatie ongewijzigd van toepassing zoals voorheen:

  • Bij een ongunstige evaluatiescore na jaar 5 (c.q. na jaar 6) wordt de tewerkstelling van de docent tenure track stopgezet. Hierbij wordt nog een arbeidsovereenkomst afgesloten met het betrokken personeelslid voor de duur nodig om daarna eventueel een werkloosheidsuitkering te kunnen aanvragen.
  • Bij een evaluatiescore “ondermaats” wordt de anciënniteitsopbouw met het oog op de volgende salaristrap gedurende een jaar gehalveerd
  • Bij een evaluatiescore “onvoldoende” wordt de anciënniteitsopbouw met het oog op de volgende salaristrap gedurende een jaar stopgezet
  • Bij twee opeenvolgende evaluatiescores “onvoldoende” of drie evaluatiescores “onvoldoende” doorheen de loopbaan wordt het betrokken ZAP-lid ontslagen.

(naar inhoudstafel)

Wat gebeurt er als ik afwezig ben wegens ziekte gedurende een gedeelte van mijn evaluatieperiode?

Een ZAP-lid kan pas worden geëvalueerd indien hij of zij minder dan de helft van de evaluatieperiode afwezig is geweest ten gevolge van verlof voor opdracht, ziekte, ongeval, arbeidsongeval, voltijds opgenomen thematische verloven, voltijds opgenomen verloven in het kader van het Zorgkrediet, beroepsziekte, volledige onderbreking van ambtsvervulling om persoonlijke, sociale of familiale redenen en/of schorsing. Wie aan deze voorwaarde voldoet wordt dus gewoon geëvalueerd op het oorspronkelijk voorziene moment. Aangezien er in het nieuwe model geen sprake is van te bereiken kwantitatieve doelstellingen maar wel van een algemene beoordeling van het functioneren en presteren hoeft de kortere periode van effectieve prestaties op zich verder geen invloed te hebben op de inpassingstekst of op de evaluatie. Mocht dit in de feiten toch een belangrijke invloed hebben die een wijziging van de inpassingstekst noodzakelijk maakt, dan kan dergelijke wijziging evenwel steeds worden aangevraagd volgens de hiervoor voorziene procedure (zie hierboven).

Wie gedurende de evaluatieperiode toch langer afwezig was om een van de hierboven vermelde redenen en daardoor op het oorspronkelijk voorziene evaluatiemoment minder dan de helft van de bedoelde evaluatieperiode effectief heeft gepresteerd, ziet het moment van evaluatie en desgevallend bevordering (c.q. het verwerven van een bevorderingscyclus) uitgesteld tot het jaar waarin hij of zij wel minstens de helft van de bedoelde periode effectief heeft gepresteerd.

Merk op: bovenstaande geldt niet voor docenten tenure track. Voor hen gelden de decretale bepalingen die als enige mogelijke afwijking op de termijn van vijf jaar voorzien dat in geval van zwangerschap of langdurige en ernstige ziekte de aanstelling met één jaar wordt verlengd. In dat geval gebeurt de evaluatie en desgevallend bevordering en benoeming pas op het einde van het zesde jaar.

(naar inhoudstafel)

Wat gebeurt er voor wie nu reeds in een lopende cyclus van gepersonaliseerde doelstellingen zit?

Alle ZAP-leden die aan de UGent zijn gestart op 1 oktober 2018 stappen meteen in het nieuwe loopbaanmodel. Reeds opgestelde gepersonaliseerde doelstellingen komen te vervallen. De procedure voor het aanstellen van een individuele HR-commissie en het opstellen van een inpassingstekst zal binnenkort worden opgestart.

ZAP-leden die in een lopende cyclus van gepersonaliseerde doelstellingen zitten en op 1 oktober 2018 reeds 3 jaar van deze cyclus hadden voltooid krijgen de keuze om in het nieuwe model te stappen, of als zij dat wensen om hun lopende cyclus van gepersonaliseerde doelstellingen af te ronden volgens de oude regels. Indien men de gepersonaliseerde doelstellingen niet behaalt dan is er slechts 1 verlenging mogelijk.
Bijvoorbeeld:

  • Wie in het vijfde jaar van de cyclus met gepersonaliseerde doelstellingen zit en op het einde van dit jaar deze doelstellingen niet behaalt, krijgt daarna nog een verlenging van 1 jaar om deze doelstellingen alsnog te behalen. Zijn de doelstellingen daarna nog niet behaald dan stapt dit ZAP-lid in het nieuwe loopbaanmodel en kan hij of zij mits gunstige evaluatie bevorderen (c.q. de eerste van twee cycli verwerven) na een periode van 2 jaar.
  • Wie in het zesde jaar van de cyclus met gepersonaliseerde doelstellingen zit (= 1e jaar verlenging) en op het einde van dit jaar deze doelstellingen niet behaalt, krijgt daarna nog een verlenging van 2 jaar om deze doelstellingen alsnog te behalen. Zijn de doelstellingen daarna nog niet behaald dan stapt dit ZAP-lid in het nieuwe loopbaanmodel en kan hij of zij mits gunstige evaluatie bevorderen (c.q. de eerste van twee cycli verwerven) na een periode van 2 jaar.

De keuze om al dan niet over te stappen naar het nieuwe loopbaanmodel moet worden gemaakt vóór 31 maart 2019.

Voor ZAP-leden die in een lopende cyclus van gepersonaliseerde doelstellingen zitten en op 1 oktober 2018 nog geen 3 jaar van deze cyclus hadden voltooid wordt de lopende cyclus afgebroken. Zij stappen in het nieuwe model en kunnen mits positieve evaluaties bevorderen na het doorlopen van een periode die overeenkomt met de resterende duur van de oorspronkelijke cyclus met gepersonaliseerde doelstellingen (maar met een minimum van 2 jaar).

(naar inhoudstafel)

Wat gebeurt er voor wie destijds niet is ingestapt in het oude loopbaanmodel met gepersonaliseerde doelstellingen?

Zij stappen in het nieuwe loopbaanmodel met ingang van 1 oktober 2018. Mits positieve evaluaties kunnen zij bevorderen na een periode van respectievelijk 5 of 10 jaar naar gelang het gaat om een bevordering naar hoofddocent of hoogleraar.

De ZAP-leden wiens laatste evaluatie ongunstig was worden opnieuw geëvalueerd twee jaar na deze laatste evaluatie. In voorkomend geval begint de periode van 5 of 10 jaar pas te lopen na deze nieuwe (gunstige) evaluatie.

(naar inhoudstafel)

Waar krijg ik meer informatie?

In deze tekst hebben we slechts de belangrijkste aspecten van het nieuwe loopbaanbeleid kunnen toelichten. De volledige tekst van het gewijzigde ZAP-reglement met de laatste aanpassingen die nog werden aangebracht op de Raad van Bestuur zal binnenkort beschikbaar zijn op de website van de UGent en zullen wij op dat moment ook toevoegen in bijlage onderaan dit artikel. De sjablonen voor de inpassingstekst, het reflectieverslag en het evaluatierapport waarvan sprake hierboven kan u alvast terugvinden op de UGent-website via deze link.

Op 16 januari 2019 organiseert ACOD ook een personeelsvergadering vwaar we dit nieuwe loopbaanmodel uitgebreid zullen toelichten. Deze personeelsvergadering gaat door om 13u in Auditorium 4 Jaap Kruithof in de Blandijn.

Tenslotte: als u toch nog specifieke vragen zou hebben, kan u steeds contact opnemen met een van onze afgevaardigden, of via acod@ugent.be.