Nieuwe aanpak evaluatie en feedback voor ATP-leden

Op donderdag 17 december 2020 is er een akkoord gesloten tussen de vakorganisaties en het universiteitsbestuur over een nieuw evaluatie- en feedbackbeleid voor ATP-leden.

Het onderhandelde gewijzigde ATP-reglement kan je terugvinden op het UGent portaal via deze link, en in bijlage onderaan dit artikel.

Hieronder gaan we dieper in op de volgende onderwerpen:


Problemen met de oude evaluatie- en functioneringscycli

Met de nieuwe aanpak wordt afgestapt van de huidige tweejaarlijkse cyclus van evaluaties en functioneringsgesprekken. In de meeste situaties - waar er geen sprake is van slecht functioneren van een medewerker en/of leidinggevende en/of dienst - worden die formele tweejaarlijkse momenten vaak ervaren als een zinloze administratieve last. Voor sommigen is het ook een oorzaak van onnodige stress, bvb of men opnieuw een eindscore (zeer) goed zou krijgen of niet, ook al verloopt het werk nog steeds even goed als voorheen.

Ook daar waar het minder goed gaat was de oude aanpak onvoldoende oplossingsgericht, en heel sterk afhankelijk van de houding en competenties van de leidinggevende. Zo kon het gebeuren dat ATP-leden pas voor het eerst op hun 2-jaarlijkse formele evaluatie te horen kregen dat hun leidinggevende negatieve opmerkingen had over hun functioneren. Zij werden dan als uit het niets geconfronteerd met een plotse negatieve evaluatie zonder dat ze enige kans hadden gehad om eventuele tekortkomingen bij te sturen.
Dergelijke omstandigheden verzieken ook vaak de sfeer en maken het moeilijk tot onmogelijk om daarna nog tot een constructieve oplossing te komen die leidt tot een goed functionerende dienst met goed functionerende personeelsleden en een aangename werksfeer.

Terug naar inhoudstafel


Nieuwe feedbackcultuur die uitgaat van goed functionerende medewerkers

Positieve schouderklopjes of eerder kritische bemerkingen, verbetervoorstellen, aandachtspunten ... voor medewerker, leidinggevende of dienst mogen niet blijven liggen tot een een volgend evaluatie- of functioneringsgesprek, wat tot nu helaas nog al te vaak gebeurt. In plaats hiervan wordt vanaf nu verwacht dat medewerkers en leidinggevenden veel vaker met elkaar in dialoog gaan, zonder te wachten op een of ander formeel vastgelegd moment.
Er dient dus komaf te worden gemaakt met de situatie dat iemand de eigen leidinggevende slechts sporadisch eens om de paar maanden eens ziet, of misschien zelfs maar eens per jaar naar aanleiding van een formeel functionerings- of evaluatiegesprek. Er is duidelijk vastgelegd dat het de taak is van de leidinggevende om de personeelsleden permanent te begeleiden en op te volgen.

De hierboven genoemde dialoogmomenten of zogenaamde "feedbackgesprekken" kunnen zowel door de leidinggevende als door het personeelslid zelf worden aangevraagd. De inhoud van dergelijke gesprekken kan heel uiteenlopend zijn.

Het feedbackgesprek heeft als doel de positieve dialoog over het functioneren, de motivatie, de werkcontext en het welzijn tussen het personeelslid en de leidinggevende te versterken en in overleg afspraken te maken over verwachtingen en ontwikkelingsmogelijkheden voor de toekomst.

Een feedbackgesprek kan enerzijds een ad hoc en niet-gestructureerd gesprek zijn over het dagelijks functioneren, waarin de leidinggevende en het personeelslid elkaar ontmoeten om te bespreken wat goed gaat, waar men vast zit en hoe ze de dingen vlotter kunnen doen lopen. Anderzijds kan een feedbackgesprek ook een reflectiemoment zijn waarin uitdagingen en loopbaanopportuniteiten worden besproken, aan de hand van een open tweerichtingscommunicatie, gericht op de toekomst.

(Bron: artikel 73 §1 van het ontwerp van ATP-reglement zoals onderhandeld op 17 december 2020)

Een verslag van deze feedbackgesprekken is niet noodzakelijk, maar zowel het personeelslid als de leidinggevende hebben het recht om te vragen dat er toch een verslag zou worden opgesteld. Voor het overige moet de leidinggevende enkel de datum registreren waarop er een dergelijk feedbackgesprek plaatsvond.

Enkel als er negatieve opmerkingen zouden zijn over het functioneren van de betrokken medewerker, is een schriftelijk verslag sowieso verplicht. Het ontbreken van een schriftelijk verslag betekent dan ook dat er geen negatieve opmerkingen zijn. Dit betekent natuurlijk niet dat er geen verbetermogelijkheden kunnen worden besproken tijdens deze "verslagloze" feedbackgesprekken. Wel betekent dit dat medewerker en leidinggevende hierover op een open manier met elkaar spreken en in onderling vertrouwen proberen aan elkaars wederzijdse verwachtingen tegemoet te komen. In elk geval kunnen deze "verslagloze" gesprekken geen rol spelen als motivering mocht het later onverhoopt toch tot een negatieve evaluatie komen.

Indien er geen negatieve opmerkingen zijn over het functioneren van de medewerker, of in elk geval geen opmerkingen die niet onderling werden opgelost, dan is er in principe geen nood meer aan een formele evaluatie. In die omstandigheden wordt de medewerker sowieso steeds geacht goed te functioneren. Hiermee vervalt ook de voorwaarde dat men twee formele gunstige evaluaties dient te hebben om na 4 jaar te kunnen doorgroeien naar de volgende salarisschaal: het volstaat dat er geen ongunstige evaluaties zijn in die voorbije periode (zie verder).

Uitzonderlijke resterende formele evaluatiemomenten voor goed functionerende medewerkers

Uitzonderlijk dient wel nog één formele evaluatie te worden afgenomen in volgende gevallen:

  • per periode van 5 jaar,
  • binnen de 3 jaar na een nieuwe aanstelling.

Deze wettelijk verplichte evaluaties vinden plaats in de laatste 6 maanden van de periode van 5 jaar sinds de vorige formele evaluatie, of in voorkomend geval de periode 3 jaar sinds de nieuwe aanstelling. Ook deze resterende formeel verplichte evaluaties worden geacht gunstig te zijn voor het personeelslid indien er geen sprake is van een remediëringstraject zoals hieronder uiteengezet.

Tot slot wordt ook de evaluatie op het einde van de stage (statutairen) of evaluatieperiode (contractuelen) verder toegepast volgens de bestaande regels.

Terug naar inhoudstafel


Bespreken en aanpakken van tekortkomingen voor het tot een negatieve evaluatie kan komen

Een ander belangrijke onderdeel van de nieuwe aanpak is de garantie dat minder goed functionerende collega's tijdig te horen krijgen welke negatieve opmerkingen er zijn over hun werk, en er ook periode komt gedurende dewelke zij de kans krijgen om die vastgestelde tekortkomingen aan te pakken vooraleer er een formele evaluatie wordt gegeven.

Tijdens dit zogenaamde remediëringstraject worden er duidelijke afspraken gemaakt tussen leidinggevende en medewerker, en wordt er ook actieve begeleiding en ondersteuning voorzien vanuit DPO. Het vastleggen en opvolgen van de gemaakte afspraken gebeurt tijdens een aantal gesprekken die zijn vastgelegd doorheen de periode van het remediëringstraject. ATP-leden die dit wensen kunnen zich tijdens deze gesprekken laten bijstaan door hun vakbond of door een andere persoon.

Merk op dat een dergelijk traject, dat zoals gezegd zal eindigen met een formele evaluatie, niet zomaar kan worden opgestart door de leidinggevende. Er moet voorafgaand minstens 1 feedbackgesprek zijn geweest met een schriftelijk verslag, en bovendien kan het traject pas worden opgestart mits akkoord van DPO. Sowieso wordt DPO dus vooraf betrokken als externe blik en heeft zij gezien het verplicht te bekomen akkoord een voldoende sterk mandaat om waar nodig naar andere procedures en ondersteuning te verwijzen indien de moeilijke werksituatie niet het gevolg blijkt van individueel slecht functioneren van de medewerker maar er andere oorzaken zijn. Personeelstekorten, dienstorganisatorische problemen, problemen rond psychosociaal welzijn, ... kunnen door de leidinggevende dus niet zomaar worden afgewenteld op een individuele medewerker.

Met deze nieuwe aanpak wordt gegarandeerd dat een personeelslid met door DPO terecht bevonden negatieve opmerkingen over het functioneren minstens 6 maanden de tijd krijgt om deze tekortkomingen aan te pakken, en wordt tegelijk al het mogelijke gedaan om deze remediëring te laten slagen en zo op het einde van dit traject te komen tot een positieve evaluatie (= evaluatiescore "gunstig") voor een (terug) goed functionerende medewerker. Hierbij is het zo dat elk remediëringstraject wordt opgeschort voor de duur van de afwezigheid wegens moederschapsrust, voltijdse afwezigheid wegens ziekte langer dan 30 kalenderdagen, volledige onderbreking van de loopbaan voor Vlaams zorgkrediet of volledige onderbreking van de loopbaan voor thematische verloven (ouderschapsverlof, verlof voor medische bijstand, palliatief verlof, mantelzorgverlof).

Indien er na het eerste remediëringstraject blijkt dat de tekortkomingen niet voldoende werden weggewerkt en er alsnog een negatieve evaluatie volgt (= evaluatiescore "ondermaats" of "onvoldoende"), dan behoudt de betrokken medewerker vanzelfsprekend de bestaande mogelijkheid om hiertegen in beroep te gaan bij de paritair samengestelde raad van beroep voor het ATP. Tegelijk start een volgend remediëringstraject met een tweede kans om het functioneren te verbeteren met het oog op een volgende formele evaluatie.
(Merk op dat de beroepsprocedure dit remediëringstraject dus niet opschort. Het is sowieso in ieders belang dat er zo spoedig mogelijk een begeleide oplossing komt voor de klaarblijkelijk moeilijke werksituatie tussen medewerker en leidinggevende - ongeacht het uiteindelijke resultaat van de beroepsprocedure.)

De duur van dit nieuwe remediëringstraject is afhankelijk van het resultaat van de eerste formele (negatieve) evaluatie:

  • Bij een eindscore "onvoldoende" volgt een nieuw remediëringstraject van 1 jaar waarna opnieuw een formele evaluatie wordt gegeven. Indien ook dit tweede remediëringstraject onvoldoende verbetering oplevert en er opnieuw een eindscore "onvoldoende" wordt toegekend (en eventueel wordt bevestigd na beroep), dan leidt dit tot ontslag zoals ook nu reeds is voorzien in de reglementering.
  • Bij een eerste formele evaluatie met eindscore "ondermaats" wordt een korter traject van 6 maanden gegeven alvorens een nieuwe formele evaluatie wordt toegekend. Indien dit tweede remediëringstraject opnieuw eindigt in een negatieve eindscore, dan volgt nog een derde remediëringstraject van opnieuw 6 maanden. Ook hier blijft het zo dat twee opeenvolgende eindscores "onvoldoende" leiden tot ontslag.

Wanneer een van de hierboven vermelde evaluatiemomenten resulteert in een gunstige evaluatie dan eindigen het remediëringstraject en wordt terug overgegaan naar de normale situatie met open dialoog en feedbackgesprekken tussen medewerker en leidinggevende zonder dat er sprake is van daaraan gekoppelde formele evaluatiemomenten.

Indien na de hierboven beschreven maximale duur van anderhalf jaar na de start van het eerste remediëringstraject nog steeds een ongunstige evaluatie wordt gegeven maar er geen sprake is van ontslag naar aanleiding van meerdere eindscores "onvoldoende", dan eindigt het remediëringstraject en worden er verder driemaandelijkse evaluatiegesprekken georganiseerd tussen leidinggevende en medewerker tot er ofwel een gunstige evaluatie volgt, ofwel een ontslag na meerdere eindscores "onvoldoende". Het valt echter te verwachten dat dergelijke uitzonderlijke situatie zich maar heel weinig zal voordoen.

Terug naar inhoudstafel


Impact van de reglementswijzigingen op de periodieke salarisschaalverhogingen

Tot nu diende men over twee gunstige evaluaties te beschikken om na vier jaar te kunnen doorgroeien naar de volgende salarisschaal. Doordat de 2-jaarlijkse evaluaties voortaan verdwijnen, wordt ook deze verplichting geschrapt. Het feit dat men geen ongunstige evaluatie heeft gehad in de voorbije periode volstaat voortaan om na 4 jaar in de huidige salarisschaal te kunnen overgaan naar de volgende salarisschaal in de loopbaan van je functieklasse (bvb in functieklasse B na 4 jaar in schaal 4.1 overgaan naar schaal 4.2). Gedaan dus met vertragingen en retroactieve rechtzettingen van de salarisschaalverhoging, bijvoorbeeld omdat je leidinggevende de evaluatie niet op tijd had uitgevoerd en je moest blijven wachten op die tweede formele gunstige evaluatie. Voortaan wordt de medewerker hierdoor niet meer gehinderd in diens salarisverhoging.

Daarnaast werd ook verduidelijkt in het reglement welke periodes wel of niet in aanmerking komen om te bepalen of men aan het vereiste aantal jaren in de huidige salarisschaal komt waarna men kan overgaan naar de volgende salarisschaal binnen de functieklasse. Het gaat hier dan in het bijzonder om het wel of niet meetellen van bepaalde afwezigheden. Hierbij werd ook een anomalie uit het verleden rechtgezet waarbij personeelsleden die bvb voltijdse loopbaanonderbreking wegens ouderschapsverlof opnamen zich hiervoor "gestraft" zagen met een uitstel van hun overgang naar de volgende salarisschaal.

Voortaan volstaat het dat men sinds de start in de huidige salarisschaal minstens 2 jaar geheel of gedeeltelijk in dienstactiviteit (of in een met dienstactiviteit gelijkgestelde afwezigheid) is geweest.Van zodra dit het geval is, en ten vroegste 4 jaar na de start in de huidige salarisschaal, kan men - zonder ongunstige evaluatie - overgaan naar de volgende salarisschaal binnen de functieklasse.
Enkele concrete voorbeelden ter verduidelijking:

  • Wie op 1 juni 2022 start in salarisschaal 5.1 van functieklasse B en aan het werk blijft zonder een verlofstelsel op te nemen, en geen negatieve evaluatie krijgt, zal op 1 juni 2026 overgaan naar salarisschaal 5.2.
  • Deze zelfde persoon bleef na 1 juni 2022 gedurende 1 jaar doorwerken en heeft daarna 1 jaar voltijds Vlaams zorgkrediet opgenomen waarop deze nog recht had (= gelijkgesteld met dienstactiviteit). Daarna is deze collega in een voltijds verlofstelsel gegaan dat niet gelijkgesteld is met dienstactiviteit. Zonder ongunstige evaluatie zal deze collega eveneens op 1 juni 2026 overgaan naar salarisschaal 5.2 aangezien er 2 jaar dienstactiviteit (of gelijkgesteld) is geweest sinds de start in salarisschaal 5.1.
  • Deze zelfde persoon bleef na 1 juni 2022 gedurende anderhalf jaar doorwerken tot eind november 2023 en is daarna in een voltijds verlofstelsel gegaan dat niet gelijkgesteld is met dienstactiviteit. De betrokken collega is na 3 jaar afwezigheid teruggekeerd op 1 december 2026 en ging terug aan de slag. Zonder ongunstige evaluatie zal deze collega na 6 maanden terug aan de slag te zijn geweest - op 1 juni 2027 - overgaan naar salarisschaal 5.2 aangezien er op dat moment in totaal 2 jaar dienstactiviteit (of gelijkgesteld) is geweest sinds de start in salarisschaal 5.1, namelijk anderhalf jaar voorafgaand aan de afwezigheid plus 6 maanden na de terugkeer.
  • Merk op: bijvoorbeeld jaarlijkse vakantie en afwezigheid wegens ziekte zijn steeds gelijkgesteld met dienstactiviteit en leiden dus ook niet tot uitstel van de salarisschaalverhoging.

Deze aanpassing is naar analogie met gelijkaardige bepalingen die werden ingevoerd in de nieuwe loopbaan voor het ZAP in 2018.

Terug naar inhoudstafel


Gevolgen van een negatieve evaluatie

Voor wie onder de nieuwe regels een ongunstige evaluatie (= eindscore "ondermaats" of "onvoldoende") heeft gekregen zal het volgende gelden:

  • Bij een evaluatiescore “ondermaats” wordt de schaalverhoging opgeschort totdat er een gunstige evaluatiescore toegekend wordt. De tredeverhogingen op basis van geldelijke anciënniteit blijven gewoon doorlopen.
  • Bij een evaluatiescore “onvoldoende” worden zowel de tredeverhogingen op basis van de geldelijke anciënniteit als de schaalverhoging opgeschort totdat er een gunstige evaluatiescore toegekend wordt.
  • Een personeelslid dat tweemaal na elkaar of driemaal in de loop van de beroepscarrière onvoldoende als evaluatiescore krijgt, wordt ontslagen wegens beroepsongeschiktheid bij beslissing van het universiteitsbestuur.

Terug naar inhoudstafel


Overgangsbepalingen

Na de finale goedkeuring van het gewijzigde ATP-reglement door de Raad van Bestuur begin 2021 gaat de hierboven beschreven nieuwe werkwijze van start. Om alle betrokken diensten voldoende tijd te geven om de ondersteuning van de nieuwe remediëringstrajecten zo goed mogelijk voor te bereiden treden de bepalingen over deze trajecten pas in werking op 1 september 2021.

In afwachting gelden de volgende overgangsregels:

  • Wie in 2019 of 2020 een gunstige evaluatie (= eindscore "voldoende", "goed" of "zeer goed") heeft gekregen stapt meteen in het nieuwe systeem. Er volgt dus geen evaluatie in 2021. Indien er in tussentijd geen remediëringstraject wordt opgestart vindt de eerstvolgende wettelijk verplichte formele evaluatie dus pas plaats 5 jaar na de vorige evaluatie, dwz in 2024 respectievelijk 2025.
    • Merk op: voor collega's die pas nieuw zijn aangesteld en sindsdien nog niet zijn geëvalueerd zal de wettelijk verplichte formele evaluatie plaatsvinden 3 jaar na deze nieuwe aanstelling.
  • Voor wie in 2019 of 2020 door afwezigheid geen evaluatie heeft gekregen is een eerstvolgende formele evaluatie voorzien in het laatste kwartaal van 2021. Voor deze evaluatie worden sowieso de nieuwe regels gevolgd. Een eventuele negatieve evaluatie bij vastgestelde tekortkomingen in het functioneren is dan ook enkel mogelijk na een voorafgaand remediëringstraject, in voorkomend geval aan te vragen door de leidinggevende en op te starten mits akkoord van DPO.
  • Voor ATP-leden die in 2019 of 2020 een negatieve evaluatie (= eindscore "ondermaats" of "onvoldoende") hebben gekregen, wordt de lopende begeleiding verdergezet en wordt een nieuwe evaluatie voorzien in de periode april-juni 2021. Bij deze evaluatie worden de oude bepalingen verder toegepast die zijn opgenomen in de versie van het ATP-reglement zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur van 6 juli 2018.

Terug naar inhoudstafel